10 bước thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Forwarder

19/09/2022

U&I Logistics - Cùng với sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu, sử dụng dịch vụ của Forwarder bên ngoài đang là giải pháp tối ưu được đông đảo chủ hàng hóa lựa chọn. Vậy các khâu làm việc để đưa hàng hóa sang thị trường quốc tế của Forwarder diễn ra như thế nào? Bài viết dưới đây, U&I Logistics mách bạn 10 bước thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Forwarder nhằm giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn nhé!

1. Vai trò của forwarder trong hoạt động xuất nhập khẩu

Forwarder (gọi tắt từ Freight Forwarder) có thể hiểu đơn giản là "trung gian giao nhận". Họ là một cá nhân hay tổ chức đứng ra tiếp nhận hàng hóa từ các chủ hàng, sau đó thuê bên vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không,..) để luân chuyển và phân phối hàng hóa đến tay người nhận hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết.

Họ trực tiếp đảm nhận và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu thay cho chủ hàng một cách nhanh chóng, tạo thuận lợi trong quá trình giao thương, mang đến khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. Các công việc tiêu biểu mà một công ty Forwarder cung cấp phải kể đến như:

Vận tải.
Bảo hiểm.
Thủ tục hải quan.
Các thủ tục đăng ký và kiểm tra với các cơ quan nhà nước: xin giấy phép xuất nhập khẩu, kiểm dịch, hun trùng, kiểm tra chất lượng, xin C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa),…

Sử dụng dịch vụ của forwarder là giải pháp tốt nhất cho các chủ hàng khi có nhu cầu xuất nhập khẩu. Điều này giúp các chủ hàng tiết kiệm nhiều thời gian, đồng thời tránh khỏi những sai sót trong suốt quá trình luân chuyển hàng hóa. Các công ty Forwarder được xem là cầu nối giúp hàng hóa Việt Nam tiếp cận đến thị trường quốc tế một cách dễ dàng và hiệu quả.

>>> Có thể bạn quan tâm: 4 tiêu chí hàng đầu để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu

2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Forwarder

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Forwarder sẽ thay đổi tùy thuộc vào từng loại mặt hàng khác nhau. Nhưng theo tổng thể, quy trình thực hiện xuất khẩu của Forwarder sẽ bao gồm 10 bước cơ bản như sau.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàng

Bộ phận Kinh doanh của công ty Forwarder sẽ thực hiện nhiệm vụ chính của mình bằng việc tìm kiếm khách hàng theo các cách khác nhau, chẳng hạn:

Tìm kiếm từ danh mục hoặc thông qua các websites, mạng xã hội,...
Dựa vào mối quan hệ sẵn có để tìm kiếm khách hàng.
Gọi điện thoại trực tiếp tới bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty.
Gửi bảng báo giá đến các khách hàng mới.

Khi tìm được đối tượng khách hàng tiềm năng, phía khách hàng sẽ cung cấp cho Forwarder thông tin về lô hàng như tên hàng, địa điểm đến, thời gian giao hàng, volume, trọng lượng,... Forwarder tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàng để thuận lợi trong việc tư vấn.

Bước 2: Kiểm tra và thông báo đến khách hàng thông tin các chuyến tàu từ hãng tàu

Sau khi nhận đầy đủ thông tin lô hàng, Forwarder có nhiệm vụ tư vấn loại cont và lịch tàu phù hợp. Kế tiếp, Forwarder tiến hành kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn hoặc liên hệ với hãng tàu nhằm tìm ra mức giá tốt nhất để báo giá cho khách hàng.

Khi hai bên thống nhất về giá cả, Forwarder và khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ để làm thủ tục xuất khẩu.

Bước 3: Đặt chỗ với hãng tàu, gửi booking cho khách hàng

Nếu khách đồng ý với lịch tàu và giá đã đưa, Forwarder tiến hành đặt chỗ với hãng tàu, nhận booking và chuyển tiếp đến khách.

Trong booking confirmation chứa các thông tin quan trọng, chẳng hạn như: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có), stuffing place (địa điểm đóng hàng), ngày tàu chạy, VGM cut-off, CY cut-off,... Vì vậy, các bên cần phải chú ý và kiểm tra lại các thông tin cho chính xác.

Bước 4: Nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container

Forwarder nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container hàng trước closing time dựa theo thông tin trên booking.

Bước 5: Chuẩn bị chứng từ khai hải quan

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, nếu phía Forwarder chịu trách nhiệm về thủ tục hải quan thì cần kiểm tra lại cẩn thận các chứng từ trước khi tiến hành khai báo. Thông thường, một bộ chứng từ cơ bản sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

Hợp đồng (Sale Contract)
Vận đơn (Bill of Landing)
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Các chứng từ cần thiết khác

Bước 6: Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu

Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ, bộ phận khai báo hải quan sẽ tiến hành truyền tờ khai điện tử bằng phần mềm khai báo hải quan. Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận và xử lý các dữ liệu như kiểm tra, cấp số và phân luồng thông quan qua hệ thống.

Khi đã khai báo và truyền tờ khai thành công, hệ thống tiếp nhận hải quan điện tử sẽ phản hồi cho doanh nghiệp số tiếp nhận điện tử.

Tiếp đến bạn thực hiện lấy kết quả xử lý tờ khai từ hệ thống do cơ quan hải quan trả về, gồm các thông tin:

Số tờ khai chính thức.
Kết quả phân luồng tờ khai, được phân thành 3 luồng (xanh, vàng, đỏ)

Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại cảng

Tại chi cục Hải Quan cửa khẩu Xuất, nộp bộ hồ sơ (tờ khai hải quan xuất khẩu, invoice, Packing list, contract, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác nếu có,..) tại cửa tương ứng để đăng ký tờ khai.

Nộp thuế và các giấy tờ cần thiết kèm chi phí phát sinh tại chi cục hải quan như đã khai báo.

Ngoài ra, tùy vào kết quả phân luồng mà cần phải kiểm tra thực tế hàng hóa hay không.

Đối với luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa khi doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định pháp luật hải quan,
Đối với luồng vàng: hải quan sẽ miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng kiểm tra chi tiết hồ sơ.
Đối với luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng.

Bước 7: Phát hành vận đơn

Dựa theo yêu cầu của khách hàng, forwarder hoặc hãng tàu sẽ tiến hành phát hành vận đơn cho người xuất khẩu.

Bước 8 : Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài

Forwarder liên hệ với hãng tàu để theo dõi lô hàng nhằm cập nhật liên tục tình hình vận chuyển và thông báo đến khách, đồng thời gửi các chứng từ cần thiết sang đối tác nhập khẩu để có thể kịp thời lấy hàng.

Bước 9: Lưu trữ các tài liệu

Sau khi hoàn tất việc giao hàng và thanh khoản tờ khai xuất, bộ chứng từ xuất khẩu được chuyển cho phòng kế toán để theo dõi hạch toán và đối chiếu với cơ quan thuế sau này. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ tiến hành sao lưu chứng từ thành bản sao nhằm phục vụ trong việc lưu trữ.

Bước 10: Chăm sóc khách hàng, giải quyết phát sinh (nếu có)

Sau khi hoàn tất quá trình xuất khẩu, nếu có vấn đề phát sinh, bên Forwarder chủ động tiếp nhận mọi khiếu nại, thắc mắc của khách về dịch vụ và giải quyết các vấn đề khách hàng gặp phải.

Phía trên là 10 bước thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Forwarder được U&I Logistics tổng hợp và chia sẻ. Để được nắm rõ chi tiết hơn về quy trình, chủ hàng nên tìm đến công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu thuê ngoài để đảm bảo an toàn cho quá trình thông quan xuất khẩu hàng hóa.

>>> Có thể bạn quan tâm: Các hình thức xuất khẩu phổ biến trong hoạt động ngoại thương

3. U&I Logistics - Dịch vụ xuất nhập khẩu linh hoạt và chuẩn xác

Với phương châm “Vì quyền lợi của khách hàng trước”, chúng tôi luôn hướng đến mục tiêu trở thành trụ cột vững chắc cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu với 4 dịch vụ then chốt:

Đại lý thủ tục hải quan
Kho vận và phân phối hàng hóa
Vận tải hàng hoá nội địa
Vận tải hàng hoá quốc tế

Bằng tất cả sự cầu tiến, 2.000.000 m2 diện tích kho bãi vẫn đang tiếp tục được mở rộng, kết hợp cùng việc đào tạo và phát triển liên tục nguồn nhân lực. Kết quả là có hơn 150.000 TEUs hàng hóa được vận chuyển cùng 100.000 tờ khai hải quan được thực hiện mỗi năm.

>>> Có thể bạn quan tâm: Các dịch vụ then chốt tại U&I Logistics

Được sự tín nhiệm từ quý khách hàng, U&I cam kết sẽ nỗ lực hơn nữa nhằm mang lại thành công cho mọi đối tác trong hoạt động xuất nhập khẩu.

U&I Logistics

U&I Logistics Corporation

Tìm kiếm Blog này

10 bước thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Forwarder